EU AI Act – Transparenz beim Einsatz Künstlicher Intelligenz
Informationen über den Einsatz von KI auf dieser Website
Auf dieser Website werden Technologien der Künstlichen Intelligenz (KI) zur Unterstützung verschiedener Arbeits-, Informations-, Kommunikations- und Gestaltungsprozesse eingesetzt.
Der Betreiber dieser Website verfolgt dabei den Grundsatz eines transparenten, verantwortungsvollen und nachvollziehbaren Einsatzes von KI.
Diese Transparenzinformation dient insbesondere dazu, Besucher darüber zu informieren, in welchen Bereichen KI eingesetzt werden kann und wie mit KI-generierten oder KI-unterstützten Inhalten umgegangen wird.
Grundlage hierfür sind insbesondere die Transparenzanforderungen der Verordnung (EU) 2024/1689 über Künstliche Intelligenz – EU AI Act, soweit diese auf die jeweiligen Anwendungen und Inhalte dieser Website anwendbar sind.
Die Transparenzpflichten des Artikels 50 gelten seit dem 2. August 2026.
1. Einsatz von Künstlicher Intelligenz
Auf dieser Website können KI-Systeme insbesondere zur Unterstützung folgender Bereiche eingesetzt werden:
- Erstellung und Bearbeitung von Texten
- Recherche und Strukturierung von Informationen
- Erstellung und Bearbeitung von Bildern
- Erstellung und Bearbeitung von Grafiken
- Erstellung und Bearbeitung von Videos
- Übersetzungen und sprachliche Bearbeitung
- Zusammenfassungen und Aufbereitung von Informationen
- Automatisierung von Arbeitsabläufen
- Unterstützung bei Kundenkommunikation
- KI-Assistenten und Chatbots
- Analyse und Optimierung digitaler Inhalte
Der Umfang des KI-Einsatzes kann je nach Inhalt und Anwendungsbereich unterschiedlich sein.
Ein Inhalt kann vollständig durch einen Menschen erstellt, durch KI unterstützt oder – soweit zulässig – überwiegend mithilfe generativer KI erstellt worden sein.
2. Grundsatz unserer KI-Transparenz
Der Einsatz von KI soll für Besucher dieser Website nachvollziehbar sein.
Wir unterscheiden deshalb zwischen einem allgemeinen Einsatz von KI und solchen Anwendungen oder Inhalten, für die eine besondere Transparenz- oder Kennzeichnungspflicht besteht.
Nicht jeder Einsatz eines KI-Werkzeugs bedeutet automatisch, dass jeder einzelne Inhalt sichtbar als „KI-generiert“ gekennzeichnet werden muss.
Artikel 50 des EU AI Act sieht vielmehr konkrete Transparenzpflichten für bestimmte Situationen vor – insbesondere bei der direkten Interaktion mit KI, bei bestimmten KI-generierten oder manipulierten Inhalten sowie bei Deepfakes.
3. KI-unterstützte Texte
Texte dieser Website können unter Einsatz generativer KI erstellt, strukturiert, überarbeitet, übersetzt, zusammengefasst oder sprachlich optimiert werden.
Soweit eine menschliche redaktionelle Bearbeitung, Prüfung und Verantwortung erfolgt, wird der Einsatz von KI als unterstützendes Werkzeug betrachtet.
Für KI-generierte oder manipulierte Texte, die veröffentlicht werden, um die Öffentlichkeit über Angelegenheiten von öffentlichem Interesse zu informieren, sieht Artikel 50 besondere Transparenzanforderungen vor.
Eine wichtige Ausnahme besteht insbesondere dann, wenn der KI-generierte Inhalt einer menschlichen Überprüfung oder redaktionellen Kontrolle unterzogen wurde und eine natürliche oder juristische Person die redaktionelle Verantwortung für die Veröffentlichung trägt.
4. KI-generierte Bilder, Videos und Audiodateien
Auf dieser Website können Bilder, Grafiken, Audio- oder Videoinhalte vollständig oder teilweise mit Hilfe Künstlicher Intelligenz erstellt oder bearbeitet werden.
Besondere Aufmerksamkeit gilt dabei Inhalten, die reale Personen, Gegenstände, Orte, Einrichtungen oder Ereignisse so darstellen oder verändern, dass beim Betrachter fälschlicherweise der Eindruck entstehen könnte, die Darstellung sei authentisch.
Solche Deepfakes unterliegen besonderen Offenlegungspflichten.
Die Europäische Kommission beschreibt Deepfakes im Zusammenhang mit Artikel 50 als KI-generierte oder manipulierte Bild-, Audio- oder Videoinhalte, die bestehenden Personen, Gegenständen, Orten, Einrichtungen oder Ereignissen ähneln und fälschlicherweise authentisch oder wahr erscheinen können.
Entsprechende Inhalte werden, soweit gesetzlich erforderlich, deutlich als künstlich erzeugt oder manipuliert kenntlich gemacht.
Mögliche Hinweise sind beispielsweise:
„KI-generiertes Bild“
„Mit KI erstellt“
„KI-generiertes Video“
„KI-generierter Inhalt“
„Mit KI bearbeitet“
5. KI-Assistenten und Chatbots
Werden auf dieser Website KI-Assistenten, Chatbots oder vergleichbare Dialogsysteme eingesetzt, soll für den Nutzer erkennbar sein, dass die Kommunikation mit einem KI-System und nicht mit einem Menschen erfolgt.
Die entsprechenden Informationen werden beim jeweiligen System oder spätestens bei Beginn der Interaktion bereitgestellt, soweit die KI-Natur der Anwendung nicht bereits offensichtlich ist.
Die Transparenz bei der direkten Mensch-KI-Interaktion gehört zu den ausdrücklich geregelten Bereichen des Artikels 50.
Ein möglicher Hinweis lautet:
„Sie kommunizieren mit einem KI-Assistenten.“
6. Menschliche Kontrolle und redaktionelle Verantwortung
Der Einsatz Künstlicher Intelligenz bedeutet nicht automatisch, dass Inhalte ungeprüft veröffentlicht werden.
Soweit erforderlich und organisatorisch vorgesehen, können KI-unterstützte Inhalte vor ihrer Veröffentlichung einer menschlichen Prüfung unterzogen werden.
Hierzu können insbesondere gehören:
Inhaltliche Prüfung – Plausibilitätsprüfung – redaktionelle Bearbeitung – Korrektur – Freigabe.
Trotz dieser Maßnahmen können bei KI-Systemen Fehler, unvollständige Informationen oder Fehlinterpretationen auftreten.
KI-generierte Informationen ersetzen deshalb insbesondere bei rechtlichen, steuerlichen, medizinischen, finanziellen oder anderen fachlich sensiblen Entscheidungen keine erforderliche professionelle Beratung.
7. Kennzeichnungssystem dieser Website
Zur transparenten Darstellung können auf dieser Website kurze Hinweise, Symbole oder Kennzeichnungen verwendet werden.
Beispiele:
KI-unterstützter Inhalt
Mit KI erstellt
KI-generiertes Bild
KI-generiertes Video
Mit KI bearbeitet
KI-Assistent
Menschlich geprüft
Redaktionell freigegeben
Die Kennzeichnung wird abhängig von Art, Umfang und rechtlicher Relevanz des jeweiligen KI-Einsatzes eingesetzt.
Ein allgemeiner Transparenzhinweis auf dieser Seite ersetzt dabei nicht automatisch eine gesetzlich erforderliche Kennzeichnung eines konkreten Inhalts oder einer konkreten KI-Anwendung.
8. Technische Kennzeichnung
Der EU AI Act unterscheidet zwischen den Verpflichtungen der Anbieter von KI-Systemen (Provider) und den Verpflichtungen der Betreiber bzw. professionellen Nutzer solcher Systeme (Deployer).
Anbieter bestimmter generativer KI-Systeme müssen dafür sorgen, dass KI-generierte oder manipulierte Inhalte in einem maschinenlesbaren Format gekennzeichnet und als künstlich erzeugt oder manipuliert erkennbar gemacht werden können, soweit dies technisch möglich ist.
Die Europäische Kommission hat hierzu einen Code of Practice on Transparency of AI-Generated Content (Verhaltenskodex zur Transparenz KI-generierter Inhalte) veröffentlicht. Die Teilnahme an diesem Kodex ist freiwillig; die gesetzlichen Transparenzpflichten des Artikels 50 selbst sind dagegen verbindlich.
9. Unser Transparenzprinzip
Wir verstehen Künstliche Intelligenz als Werkzeug zur Unterstützung menschlicher Arbeit.
Unser Ziel ist nicht, den Einsatz von KI zu verbergen, sondern KI nachvollziehbar, verantwortungsvoll und transparent einzusetzen.
Dabei gelten für uns insbesondere folgende Grundsätze:
Transparenz schaffen · Nutzer informieren · KI-Einsatz offenlegen · Inhalte prüfen · Verantwortung übernehmen
Wo eine konkrete gesetzliche Kennzeichnung erforderlich ist, soll diese unmittelbar am jeweiligen Inhalt oder bei der entsprechenden KI-Anwendung erfolgen.
Wo keine individuelle Kennzeichnung erforderlich ist, informiert diese zentrale Transparenzseite über den grundsätzlichen Einsatz Künstlicher Intelligenz auf dieser Website.
10. Betriebliche Organisation des KI-Einsatzes
Der Einsatz Künstlicher Intelligenz entwickelt sich in vielen kleinen und mittleren Unternehmen von einer gelegentlichen Nutzung einzelner Anwendungen zu einem festen Bestandteil betrieblicher Prozesse. KI wird beispielsweise für Texte, Bilder, Übersetzungen, Kundenkommunikation, Marketing, Recherche, Datenanalyse, Produktinformationen und die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben eingesetzt.
Mit dieser Entwicklung entsteht die Notwendigkeit, den KI-Einsatz innerhalb des Unternehmens angemessen zu organisieren. Dabei ist für kleine und mittlere Unternehmen keine unnötig komplizierte Verwaltungsstruktur erforderlich. Die Organisation sollte vielmehr zur Größe des Unternehmens, zum Umfang des KI-Einsatzes und zu den damit verbundenen Risiken passen.
Ein Unternehmen sollte grundsätzlich nachvollziehen können, welche wesentlichen KI-Systeme betrieblich eingesetzt werden, welchen Zweck sie erfüllen und in welchen Unternehmensbereichen sie verwendet werden.
Dabei ist insbesondere zwischen unterstützenden Anwendungen und Systemen mit weitergehenden Auswirkungen zu unterscheiden.
Eine KI, die einen Entwurf für eine Produktbeschreibung erstellt, hat regelmäßig eine andere Bedeutung als ein System, das Bewerber bewertet, personenbezogene Daten analysiert oder Entscheidungen über natürliche Personen vorbereitet.
Der EU AI Act folgt deshalb einem risikobasierten Ansatz. Nicht die bloße Verwendung von Künstlicher Intelligenz entscheidet über den Umfang möglicher Anforderungen, sondern insbesondere die konkrete Funktion und Verwendung des jeweiligen Systems.
Für ein KMU bedeutet dies, dass einfache KI-Anwendungen grundsätzlich auch mit einfachen organisatorischen Maßnahmen begleitet werden können. Mit zunehmender Bedeutung, Automatisierung oder Risikowirkung des KI-Systems sollte dagegen auch die interne Kontrolle entsprechend erweitert werden.
Eine zweckmäßige betriebliche Grundstruktur besteht beispielsweise aus der Zuordnung der eingesetzten KI-Anwendungen, einer Festlegung ihrer betrieblichen Einsatzbereiche, einer angemessenen Kontrolle der Ergebnisse und der Festlegung, welche Personen für die jeweilige Anwendung zuständig sind.
Dadurch wird KI zu einem nachvollziehbaren Bestandteil der Unternehmensorganisation und nicht zu einem unkontrollierten Werkzeug, das einzelne Mitarbeiter unabhängig voneinander einsetzen.
11. Interne KI-Regeln als Bestandteil der Unternehmensorganisation
Mit zunehmender Nutzung Künstlicher Intelligenz gewinnen einfache betriebliche Regeln an Bedeutung.
Eine interne KI-Regelung kann festlegen, welche Systeme für geschäftliche Zwecke verwendet werden, welche Anwendungen freigegeben sind und welche Informationen nicht ohne weitere Prüfung in externe KI-Systeme eingegeben werden dürfen.
Besondere Aufmerksamkeit sollte dabei vertraulichen Unternehmensinformationen gelten.
Hierzu gehören insbesondere Geschäftsgeheimnisse, interne Kalkulationen, Zugangsdaten, nicht veröffentlichte Geschäftsinformationen, Vertragsunterlagen sowie personenbezogene Kunden- und Mitarbeiterdaten.
Der EU AI Act steht dabei nicht isoliert. Je nach konkretem Anwendungsfall können zusätzlich andere Rechtsgebiete relevant sein. Dazu gehören insbesondere die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), Urheberrecht, Wettbewerbsrecht, Verbraucherschutz sowie Vorschriften zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen.
Eine unternehmensinterne KI-Regelung kann deshalb verschiedene Schutzbereiche miteinander verbinden.
Mitarbeiter erhalten dadurch eine verständliche Orientierung, welche KI-Systeme sie verwenden dürfen, für welche Aufgaben sie vorgesehen sind und wann eine menschliche Prüfung erforderlich ist.
Für kleine Unternehmen kann eine solche Regelung bewusst kompakt gehalten werden. Entscheidend ist nicht die Länge eines internen Regelwerks, sondern dessen tatsächliche praktische Umsetzung.
Ein Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern und überschaubarem KI-Einsatz benötigt keine komplexe Governance-Struktur eines internationalen Konzerns. Die grundlegenden Zuständigkeiten sollten dennoch eindeutig sein.
Damit entsteht eine betriebliche Grundlage für einen kontrollierten, transparenten und nachvollziehbaren Einsatz Künstlicher Intelligenz.
12. KI-Kompetenz als dauerhafter Prozess
Die KI-Kompetenz (AI Literacy – ausreichende Kenntnisse und Fähigkeiten im Umgang mit KI) besitzt innerhalb des EU AI Act eine eigenständige Bedeutung.
Artikel 4 sieht vor, dass Anbieter und Betreiber von KI-Systemen nach besten Kräften Maßnahmen treffen, um bei Mitarbeitern und anderen Personen, die in ihrem Auftrag mit KI-Systemen arbeiten, ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz sicherzustellen.
Dabei sollen unter anderem technische Kenntnisse, Erfahrung, Ausbildung, Schulung sowie der jeweilige Nutzungskontext berücksichtigt werden.
Die Verpflichtungen des Artikels 4 gelten bereits seit dem 2. Februar 2025.
Für KMU bedeutet KI-Kompetenz nicht, dass jeder Mitarbeiter eine technische Ausbildung zum KI-Spezialisten benötigt.
Entscheidend ist vielmehr, dass die Personen, die KI im Unternehmen einsetzen, deren grundlegende Möglichkeiten und Grenzen verstehen.
Dazu gehört insbesondere das Wissen, dass generative KI falsche Informationen erzeugen kann. Sprachlich überzeugende Antworten sind nicht automatisch sachlich korrekt.
Mitarbeiter sollten außerdem verstehen, dass Ergebnisse eines KI-Systems abhängig von den verwendeten Daten, Eingaben und technischen Eigenschaften des Systems unterschiedlich zuverlässig sein können.
Ein weiterer Bestandteil der KI-Kompetenz ist der verantwortungsvolle Umgang mit Informationen.
Mitarbeiter sollten wissen, welche betrieblichen oder personenbezogenen Informationen in externe KI-Systeme eingegeben werden dürfen und bei welchen Daten besondere Vorsicht erforderlich ist.
Die erforderliche Kompetenz richtet sich dabei nach der konkreten Tätigkeit.
Ein Mitarbeiter, der KI ausschließlich zur sprachlichen Verbesserung einfacher Texte verwendet, benötigt ein anderes Wissen als eine Person, die einen KI-Assistenten administriert oder KI in einem sensiblen Entscheidungsprozess verwendet.
KI-Kompetenz sollte deshalb als fortlaufender betrieblicher Prozess verstanden werden. Neue Systeme, neue Funktionen und neue Einsatzbereiche können eine Aktualisierung des vorhandenen Wissens erforderlich machen.
Für KMU kann eine angemessene Umsetzung aus einer grundlegenden Einweisung, klaren betrieblichen Nutzungsregeln und regelmäßigen Aktualisierungen bestehen.
13. Transparenz als Bestandteil der Kundenkommunikation
Transparenz beim Einsatz Künstlicher Intelligenz kann sowohl gesetzliche Anforderungen erfüllen als auch das Vertrauen von Kunden und Geschäftspartnern unterstützen.
Für Unternehmenswebsites bietet sich ein mehrstufiges Transparenzmodell an.
Die erste Ebene bildet eine zentrale Informationsseite zum Einsatz Künstlicher Intelligenz. Auf dieser Seite kann das Unternehmen allgemein darstellen, dass KI verwendet wird, in welchen Bereichen dies geschieht und nach welchen Grundsätzen KI-Inhalte kontrolliert und gegebenenfalls gekennzeichnet werden.
Diese Seite kann dauerhaft über einen deutlich bezeichneten Link wie „KI-Transparenz“ oder „EU AI Act – KI-Transparenz“ erreichbar sein.
Die zweite Ebene betrifft konkrete KI-Anwendungen oder Inhalte, für die eine unmittelbare Transparenzinformation erforderlich ist.
Bei einem KI-Assistenten kann beispielsweise direkt angezeigt werden:
„Sie kommunizieren mit einem KI-Assistenten.“
Bei entsprechend kennzeichnungspflichtigen synthetischen Medien kann unmittelbar am Inhalt ein Hinweis wie:
„Mit KI erstellt“
oder
„KI-generierter Inhalt“
verwendet werden.
Artikel 50 des EU AI Act enthält für bestimmte Situationen konkrete Transparenzpflichten. Dazu gehören insbesondere bestimmte Mensch-KI-Interaktionen, Deepfakes und bestimmte KI-generierte oder manipulierte Inhalte.
Eine allgemeine Transparenzseite ist daher eine sinnvolle Grundlage der Unternehmenskommunikation, ersetzt aber nicht automatisch eine erforderliche konkrete Offenlegung unmittelbar am jeweiligen System oder Inhalt.
Für KMU entsteht dadurch ein übersichtliches Modell: Allgemeine Informationen werden zentral gebündelt, konkrete Kennzeichnungen werden nur dort eingesetzt, wo sie aufgrund der jeweiligen Anwendung erforderlich oder sinnvoll sind.
14. Verantwortung bei KI-generierten Unternehmensinhalten
Generative KI ermöglicht Unternehmen, digitale Inhalte innerhalb sehr kurzer Zeit zu erstellen.
Produkttexte, Webseiteninhalte, Newsletter, Social-Media-Beiträge, Übersetzungen, Grafiken und Videos können heute teilweise oder weitgehend automatisiert produziert werden.
Die technische Erstellung durch KI verändert jedoch grundsätzlich nicht die unternehmerische Verantwortung für veröffentlichte Inhalte.
Ein wesentliches Problem generativer KI besteht darin, dass Systeme falsche oder erfundene Informationen erzeugen können.
Bei einem Online-Shop können beispielsweise falsche Produktabmessungen, Materialeigenschaften, Kompatibilitäten oder Anwendungsmöglichkeiten erhebliche Auswirkungen auf Kundenentscheidungen haben.
Bei einem Dienstleistungsunternehmen können falsche Aussagen über Leistungen, Preise oder rechtliche Rahmenbedingungen ebenfalls problematisch sein.
Deshalb sollte die Intensität der menschlichen Kontrolle von der Bedeutung des jeweiligen Inhalts abhängig gemacht werden.
Ein allgemeiner Marketingtext kann mit einem geringeren Prüfaufwand verbunden sein als eine technische Produktbeschreibung oder eine sicherheitsrelevante Information.
Als betriebliches Grundprinzip eignet sich:
KI-Unterstützung → menschliche Prüfung → Korrektur → Freigabe
Die menschliche Kontrolle sollte dabei tatsächlich inhaltlich erfolgen. Eine bloße automatische Weiterverarbeitung eines KI-Ergebnisses stellt keine menschliche redaktionelle Kontrolle dar.
Gerade bei umfangreicher KI-Content-Produktion ist deshalb die Verbindung von Automatisierung und redaktioneller Verantwortung von besonderer Bedeutung.
15. Automatisierte Prozesse und KI-Agenten
Der betriebliche KI-Einsatz beschränkt sich zunehmend nicht mehr auf einzelne Texte oder Bilder.
Moderne KI-Systeme können mit Online-Shops, E-Mail-Systemen, Kundendatenbanken, CRM-Systemen, Kalendern, Warenwirtschaft, Formularen und anderen Unternehmensanwendungen verbunden werden.
Dadurch entstehen automatisierte KI-Assistenten und sogenannte KI-Agenten.
Ein KI-Agent kann mehrere Arbeitsschritte miteinander verbinden. Er kann beispielsweise eine Kundenanfrage analysieren, Informationen aus einem System abrufen, eine Antwort vorbereiten und anschließend einen weiteren Prozess auslösen.
Mit dem Umfang der Automatisierung steigt gleichzeitig die Bedeutung klarer betrieblicher Grenzen.
Unternehmen sollten festlegen, welche Vorgänge automatisiert ausgeführt werden dürfen und welche Vorgänge eine menschliche Freigabe benötigen.
Eine KI kann beispielsweise automatisch eine interne Zusammenfassung erstellen, ohne dass daraus unmittelbar eine rechtlich oder wirtschaftlich relevante Entscheidung entsteht.
Anders kann die Situation aussehen, wenn ein KI-System selbstständig Verträge auslöst, Preise verändert, personenbezogene Entscheidungen vorbereitet oder verbindliche Aussagen gegenüber Kunden trifft.
Die rechtliche Bewertung richtet sich auch hier nach der konkreten Funktion und Verwendung des Systems.
Für KMU kann eine abgestufte Automatisierung besonders sinnvoll sein. Einfache Routinevorgänge werden weitgehend automatisiert, während sensible oder wirtschaftlich bedeutsame Vorgänge unter menschlicher Kontrolle bleiben.
Dadurch können Produktivitätsvorteile der KI genutzt werden, ohne die Kontrolle über wesentliche Unternehmensentscheidungen aufzugeben.
16. KI und personenbezogene Daten
Der EU AI Act und die Datenschutz-Grundverordnung sind unterschiedliche Rechtsinstrumente.
Die Einhaltung des EU AI Act bedeutet deshalb nicht automatisch, dass gleichzeitig sämtliche datenschutzrechtlichen Anforderungen erfüllt sind.
Werden beim Einsatz eines KI-Systems personenbezogene Daten verarbeitet, können zusätzlich die Vorschriften der DSGVO relevant werden.
Dies betrifft beispielsweise Kundendaten, Mitarbeiterinformationen, Kontaktdaten, Kommunikationsinhalte oder andere Informationen, die sich auf identifizierte oder identifizierbare natürliche Personen beziehen.
Besondere Aufmerksamkeit ist erforderlich, wenn solche Daten an externe KI-Dienste übermittelt werden.
Unternehmen sollten deshalb nachvollziehen können, welche Daten ein eingesetztes KI-System verarbeitet und welche externen Anbieter daran beteiligt sind.
Für die Website-Kommunikation bedeutet dies ebenfalls eine klare Trennung.
Eine KI-Transparenzerklärung informiert über den Einsatz Künstlicher Intelligenz und die entsprechenden Transparenzgrundsätze.
Eine Datenschutzerklärung informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten.
Beide Dokumente erfüllen unterschiedliche Aufgaben.
Ein Hinweis zum Einsatz eines KI-Assistenten ersetzt deshalb keine erforderlichen Datenschutzinformationen. Umgekehrt ersetzt eine Datenschutzerklärung nicht automatisch eine nach dem EU AI Act erforderliche Offenlegung, dass ein Nutzer mit einem KI-System interagiert.
Eine professionelle Website sollte beide Bereiche aufeinander abstimmen.
17. Dokumentation und Nachvollziehbarkeit
Eine angemessene Dokumentation unterstützt Unternehmen dabei, den eigenen KI-Einsatz nachvollziehbar zu organisieren.
Dabei ist ausdrücklich zwischen freiwilliger betrieblicher Dokumentation und konkreten gesetzlichen Dokumentationspflichten zu unterscheiden.
Nicht jede Verwendung eines generativen KI-Werkzeugs führt automatisch zu umfangreichen gesetzlichen Dokumentationsanforderungen.
Für ein KMU kann dennoch eine einfache interne Übersicht sinnvoll sein.
Darin können beispielsweise die wesentlichen verwendeten KI-Systeme, deren Einsatzzwecke, die betroffenen Unternehmensbereiche und die jeweiligen Verantwortlichkeiten dokumentiert werden.
Auch die Art der vorgesehenen Kontrolle kann aufgenommen werden.
Eine solche Übersicht schafft Transparenz innerhalb des Unternehmens und erleichtert spätere Anpassungen.
Dies ist insbesondere deshalb relevant, weil sich KI-Systeme sehr schnell verändern können. Neue Funktionen werden ergänzt, Anbieter ändern ihre Bedingungen und bisher einfache Anwendungen können mit zusätzlichen Unternehmenssystemen verbunden werden.
Eine ursprünglich ausschließlich zur Textbearbeitung eingesetzte KI kann später beispielsweise Zugang zu Kundendaten oder automatisierten Unternehmensprozessen erhalten.
Damit kann sich auch die rechtliche Bewertung verändern.
Eine einfache Dokumentation ermöglicht es dem Unternehmen, solche Entwicklungen frühzeitig zu erkennen.
Für Hochrisiko-KI-Systeme gelten darüber hinaus besondere gesetzliche Anforderungen. Eine einfache interne KMU-Übersicht darf daher nicht mit der gesetzlich vorgeschriebenen Dokumentation für solche Systeme verwechselt werden.
18. Prüfung bestehender KI-Anwendungen
KI-Transparenz betrifft nicht ausschließlich neu eingeführte Anwendungen.
Viele bereits eingesetzte Softwareprodukte enthalten inzwischen KI-Funktionen, die Unternehmen möglicherweise verwenden, ohne sie ausdrücklich als eigenständiges KI-System wahrzunehmen.
Dies betrifft beispielsweise:
Marketingsoftware, Bildbearbeitung, Übersetzungsprogramme, Kundenservice-Systeme, Suchfunktionen, CRM-Anwendungen, Office-Programme, E-Mail-Systeme und Online-Shop-Lösungen.
Softwareanbieter integrieren zunehmend generative oder analytische KI-Funktionen direkt in bestehende Anwendungen.
Deshalb kann sich der Umfang des betrieblichen KI-Einsatzes verändern, obwohl das Unternehmen selbst keine neue Software eingeführt hat.
Für die organisatorische Bewertung ist die tatsächlich verwendete Funktion entscheidend.
Besondere Aufmerksamkeit verdient eine Veränderung des Einsatzzwecks.
Ein System, das zunächst lediglich interne Texte zusammenfasst, kann später beispielsweise mit Kundendaten verbunden werden oder automatisierte Aktionen ausführen.
Dadurch kann sich das Risiko der Anwendung erheblich verändern.
Unternehmen sollten deshalb ihren wesentlichen KI-Einsatz regelmäßig überprüfen und neue Funktionen in die vorhandene organisatorische Struktur einordnen.
Dies muss für ein kleines Unternehmen kein aufwendiges Auditverfahren sein. Eine regelmäßige Überprüfung der wichtigsten Anwendungen kann bereits eine ausreichende Grundlage darstellen.
19. Verhältnismäßige Umsetzung für KMU
Der EU AI Act berücksichtigt ausdrücklich die besondere Situation kleiner und mittlerer Unternehmen.
Artikel 62 sieht verschiedene Unterstützungsmaßnahmen für KMU einschließlich Start-ups vor. Dazu gehören unter anderem Maßnahmen im Zusammenhang mit regulatorischen Reallaboren, Informationsangeboten, Sensibilisierung und Schulung. EU AI Act – Artikel 62
Für KMU bedeutet eine professionelle Umsetzung deshalb nicht automatisch den Aufbau einer umfangreichen neuen Verwaltungsstruktur.
Die organisatorischen Maßnahmen sollten sich an Unternehmensgröße, KI-Nutzung, Einsatzzweck und Risiko orientieren.
Für viele kleine Unternehmen kann eine belastbare Grundstruktur aus folgenden Bestandteilen bestehen:
Transparenz: Der Einsatz von KI wird gegenüber Kunden dort offengelegt, wo dies erforderlich ist, und kann zusätzlich über eine zentrale Transparenzseite erläutert werden.
KI-Kompetenz: Mitarbeiter erhalten ein ihrem tatsächlichen KI-Einsatz entsprechendes Grundwissen.
Verantwortlichkeit: Wesentliche KI-Anwendungen werden betrieblich zugeordnet und nicht vollkommen unkontrolliert eingesetzt.
Menschliche Kontrolle: Geschäftlich relevante KI-Ergebnisse werden abhängig von ihrem Risiko überprüft.
Datenschutz: Personenbezogene und vertrauliche Informationen werden beim KI-Einsatz angemessen berücksichtigt.
Dokumentation: Die wesentlichen betrieblichen KI-Anwendungen bleiben nachvollziehbar.
Risikobewusstsein: Sensible Anwendungen werden genauer betrachtet als einfache Hilfswerkzeuge.
Diese Grundstruktur schafft einen verhältnismäßigen Rahmen, ohne jedem kleinen Unternehmen die organisatorischen Strukturen eines Großunternehmens aufzuerlegen.
Der entscheidende Grundsatz lautet deshalb nicht, möglichst viel Bürokratie rund um KI aufzubauen.
Ziel ist vielmehr, den tatsächlichen KI-Einsatz nachvollziehbar, transparent und entsprechend seinem Risiko zu organisieren.
Künstliche Intelligenz kann KMU erhebliche Vorteile bei Produktivität, Geschwindigkeit, Kommunikation und Automatisierung ermöglichen. Diese wirtschaftlichen Möglichkeiten und ein verantwortungsvoller Umgang mit der Technologie schließen sich nicht aus.
Eine transparente Unternehmenskommunikation, angemessene KI-Kompetenz, menschliche Verantwortung und eine risikogerechte Organisation bilden gemeinsam die Grundlage für einen professionellen Einsatz Künstlicher Intelligenz.
EU AI Act – Transparenzhinweis
Diese Website nutzt Künstliche Intelligenz zur Unterstützung bei der Erstellung, Bearbeitung, Analyse und Bereitstellung digitaler Inhalte und Dienstleistungen.
KI-generierte oder KI-manipulierte Inhalte sowie KI-Interaktionen werden entsprechend den jeweils anwendbaren gesetzlichen Transparenzanforderungen gekennzeichnet.
Soweit Inhalte einer menschlichen redaktionellen Prüfung unterliegen, bleibt die Verantwortung für deren Veröffentlichung beim jeweiligen Webseitenbetreiber.
Stand: August 2026
Diese Transparenzinformation dient der allgemeinen Information über den Einsatz von Künstlicher Intelligenz auf dieser Website und stellt keine individuelle Rechtsberatung dar.
